Työryhmä on selvittänyt opetusministeriön oman sekä hallinnonalan hankintatoimen nykytilaa, käytössä olevia hankintaprosesseja, hankintatoimen ongelmakohtia ja hankintatoimen volyymiä. Selvitysten perusteella on työstetty opetusministeriön hallinnonalan hankintastrategia ja sen liitteeksi tuleva opetusministeriön hankintaohje. Hankintastrategian valmistelun yhteydessä on tarkasteltu, miten hankintatoimea tulisi kehittää ja mitä vaikutuksia erilaisilla kehittämistoimenpiteillä olisi. Työssään työryhmä on huomioinut valtion konsernitason hankintastrategian ehdotukset ja voimassa olevan hankintalainsäädännön asettamat vaatimukset.

Opetusministeriön hallinnonalalla virastot ja maksupisteet hoitavat itsenäisesti oman hankintatoimensa ja ministeriön rooli on lähinnä valvonnallinen. Hallinnonalan hankintatoimeen tuo erityispiirteensä yliopistojen ja korkeakoulujen autonominen asema. Valtaosassa hallinnonalan virastoja hankintatoimi on hajautettu niiden osastoille ja yksiköille, vaikka useimmilla virastoista tietyt palvelut ja tuotteet hankitaan keskitetysti. Opetusministeriön oman hankintatoimen osalta yleinen koordinointivastuu on hallintoyksiköllä. Atk-laitteiden ja ohjelmistojen osalta hankintavastuu on tietopalveluyksiköllä.

Työryhmän näkemyksen mukaan virastojen itsenäiseen hankintavastuuseen perustuva järjestelmä on lähtökohtaisesti toimiva. Tehtyjen selvitysten perusteella hallinnonalan hankintatoimessa on kuitenkin tiettyjä ongelmakohtia. Hankintatoimen ohjaus ja seuranta ovat puutteellisia eikä hankintatoimea ole kytketty osaksi hallinnonalan toiminta- ja taloussuunnitteluprosessia. Toiminta on liian hajautunutta eikä volyymietuja tai Hansel Oy:n palveluita hyödynnetä riittävästi. Hallinnonalan virastoille ja maksupisteille tehdyn kyselyn perusteella suurimmat ongelmat liittyvät hankintatoimea koskevan lainsäädännön monimutkaisuuteen ja asiantuntemuksen puutteeseen mm. kilpailutusta koskevien säädösten osalta.

Työryhmä ehdottaa, että opetusministeriö hyväksyy hallinnonalan hankintastrategian sisältäen ehdotukset hankintatoimen yhteistyön ja ohjauksen kehittämiseksi sekä liitteenä opetusministeriön hankintaohjeen. Hankintastrategiassa on määritelty erikseen hankintatoimen visio, toiminta-ajatus sekä strategiset tavoitteet ja kehittämiskohteet. Tavoitteena on kehittää hallinnonalan virastojen hankintatoimen asiantuntemusta ja hankintatoimen osaamista erityisesti hankintatoimea koskevien säädösten osalta. Tavoitteena on myös lisätä hankintatoimen yhteistyötä ja yhtenäisiä menettelyjä virastojen kesken sekä hallinnonalan sisällä että myös osallistumista hallinnonalat ylittävään yhteistyöhön. Työryhmä ehdottaa myös, että strategian yhteydessä määritellään hankintatoimen ohjausta koskevat periaatteet sekä hankintatoimen suunnitteluprosessin kautta tapahtuva ohjaus ja sen kytkentä toiminta- ja taloussuunnitteluprosessiin.

Hankintatoimen kehittämistavoitteiden saavuttamiseksi työryhmä on hankintastrategian yhteydessä määritellyt hankintaluokat sekä määrittelyt tuoteryhmistä eri luokissa. Hankintastrategian yhteydessä määriteltävät suositukset ja ohjeet menettelytavoista ja yhteistyön harjoittamisesta on tehty noudattaen em. hankintojen luokittelua.

Hankintastrategian mukaisten tavoitteiden ja kehittämistoimenpiteiden toteuttamiseksi työryhmä ehdottaa, että opetusministeriöön perustetaan hankintatiimi ja hankintatoimen asiantuntijayksikkö. Asiantuntijayksikön tehtävänä on toimia hankintatoimen asiantuntijapalveluita tuottavana yksikkönä hallinnonalalla ja keskittyä erityisesti kilpailutukseen, hankinta- ja vuosisopimuksiin sekä neuvontaan.