1a. Rekisterin ylläpitäjä
- Kansalliskirjasto
- Kirjastoverkkopalvelut
- PL 15 (Unioninkatu 36)
- 00014 Helsingin yliopisto
- Puhelin: 02941 911
1b. Tietosuojavastaava
- Lotta Ylä-Sulkava, Helsingin yliopiston tietosuojavastaava
- Sähköposti: tietosuoja(at)helsinki.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
- Erkki Tolonen, kehittämispäällikkö
- Kirjastoverkkopalvelut
- Kansalliskirjasto
- PL 15 (Unioninkatu 36)
- 00014 Helsingin yliopisto
- Sähköposti: finna-palaute(at)helsinki.fi
3. Rekisterin nimi
Finna-palvelun asiakastietojen rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään asiakkaiden yksikäsitteisyyden ylläpitämiseksi ja Finna-palveluun kirjautuvan käyttäjän tunnistamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös, jotta käyttäjälle voidaan tarjota asiakastoimintoja ja personoituja palveluita Finnan avulla. Esimerkki personoidusta palvelusta on uutuusvahtipalvelu, jolla asiakas saa sähköpostitse tiedot hakuun tulleista uusista viitteistä. Tietoja käsitellään palvelun toteuttamiseen Kansalliskirjastossa (rekisterinpitäjä) ja CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ssä (tietojen käsittelijä).
Käyttäjien henkilötietoja käsitellään lisäksi palvelun käytön seuraamiseksi analytiikkajärjestelmällä. Käyttöanalyyseissä käytettävä analytiikkajärjestelmä on konfiguroitu niin, että käyttäjän IP-osoite anonymisoidaan. Se tapahtuu nollaamalla IP-osoitteen kaksi viimeistä oktettia.
Analytiikkajärjestelmää käytetään CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n palvelimilla niin, etteivät jäljitystiedot pääse turvallisen ympäristön ulkopuolelle.
Kun käyttäjä tulee tähän verkkopalveluun, tieto tapahtumasta (mm. IP-osoite) tallentuu väliaikaisesti käsiteltäväksi.
Käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
5. Rekisterin tietosisältö
Käyttäjän perustiedot
- Käyttäjätunnus
- Käyttökieli
- Nimi
- Suhde oppilaitokseen tai organisaatioon
- Sähköpostiosoite
- Kirjastokorttien tiedot
Personoituja toimintoja varten kerättävät tiedot
- Käyttäjän henkilökohtaiset asetukset
- Suosikit
- Tagit
- Kommentit
- Arviot
- Varaukset
- Lainat
- Maksut
- Kirjahyllyyn lisätyt viitteet
- Omiin aineistoihin lisätyt aineistot
- Omiin lehtiin lisätyt lehtiviitteet
Käytön analysointia varten analytiikkajärjestelmään kerättävät tiedot
- Anonymisoitu IP-osoite (anonymisointi tapahtuu nollaamalla IP-osoitteen kaksi viimeistä oktettia)
- Selaintyyppi/-versio (esim. Internet Explorer 11)
- Selaimen kieliversio (esim. suomi)
- Käyttöjärjestelmä (esim. Windows 10)
- Laitemerkki, laitetyyppi, laitemalli
- Näyttötyyppi
- Käytetyt liitännäiset (esim. Flash, Java)
- Viittaava URL (edellinen sivu, jolla vierailtu)
- Sivulataukset
- Klikkaukset
- Maa, alue ja kaupunki, josta pyyntö lähetettiin
- Hakusanat
- Käytetyt suodattimet (fasetit)
- Haun tyyppi ja kohde (Solr, PCI, EDS, Summon)
- Katsotun tietueen formaatti
- Katsotun tietueen lähde
- Onko katsottu tietue verkossa saatavilla
Muut tiedot
- Verkkopalvelun hyödyntämiseen välttämättömät, välimuistiin tallennettavat tiedot
- Käyttäjän jakamat tai syöttämät sijaintitiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan asiakkaiden kotiorganisaatioiden asiakasrekistereistä, tai käyttäjä tallentaa tiedot itse Finna-palveluun. Personoitujen toimintojen tiedot tallentaa käyttäjä itse.
Finna Street-hauissa käytetään hakuehtona sijaintitietoa. Nämä sijaintitiedot voi syöttää vapaavalintaisesti tai käyttäjä voi jakaa oman sijaintinsa. Oman sijainnin jakaminen on vapaaehtoista ja käyttäjän sijaintitietoja ei käsitellä ilman nimenomaista käyttäjän pyyntöä. Hakuehdot ovat myös tallennettavissa käyttäjän toimesta.
7. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen
Arkaluonteisia henkilötietoja ei käsitellä Finna-palvelussa.
8. Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
Käyttäjän henkilötietoja säilytetään Finna-palvelussa, kunnes viimeisestä kirjautumisesta on kulunut 18 kuukautta tai käyttäjä lakkauttaa tilinsä.
9. Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Palvelussa käsitellään kirjastojärjestelmän palvelurajapintoja käytettäessä siirtyviä tietoja. Tietoja käsitellään lainojen, uusintojen, varausten ja maksujen suoritus- ja selaustoiminnoissa. Henkilötiedot välittyvät eteenpäin kirjastojärjestelmään, jossa kirjastojärjestelmän ylläpitäjä vastaa niiden käsittelystä.
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä.
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa. Tietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan järjestelmän ylläpitäjät, jotka tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
13. Tarkastusoikeus
Tarkistaakseen, mitä henkilötietoja käyttäjästä on kerätty palveluun, käyttäjän tulee ottaa yhteys palvelun ylläpitäjään Kansalliskirjastoon Finna.fi-sivuston palautelomakkeella https://finna.fi/Feedback/Home.
14. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Käyttäjä voi milloin tahansa poistaa tietonsa Finna-palvelusta lakkauttamalla tilinsä palvelussa. Mikäli käyttäjän kotiorganisaatiosta noudettavissa henkilötiedoissa on virheitä, käyttäjän tulee ottaa yhteys kotiorganisaatioonsa. Tarvittaessa käyttäjä voi olla yhteydessä palvelun ylläpitäjään Kansalliskirjastoon Finna.fi-sivuston palautelomakkeella https://finna.fi/Feedback/Home.
15. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Käyttäjällä on oikeus saattaa palvelun toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi: tietosuoja(at)om.fi.