Den 29 januari 2013 tillsatte undervisnings- och kulturministeriet en arbetsgrupp med uppdraget att arbeta fram ett handlingsprogram och förslag till åtgärder som kan främja ett sakligt, klart och begripligt myndighetsspråk. Arbetsgruppen ville verka i en öppen anda och ordnade därför ett seminarium om temat och genomförde också enkäter både om de språkliga rutinerna inom statliga och kommunala myndigheter och om medborgarnas erfarenheter av myndighetsspråk.

Den bärande tanken med förslagen i handlingsprogrammet är att ett sakligt, klart och begripligt myndighetsspråk är en grundläggande förutsättning för ett demokratiskt samhälle. Förvaltningslagens krav på språket bör omsättas i praktiken i högre utsträckning än tidigare. Språket är inte ett fristående element som kan lämnas åt några enstaka personer att ta hand om, utan språket berör alla inom den offentliga förvaltningen, allt från de högsta beslutande organen till ledningen för de olika myndigheterna och varje enskild medarbetare. För att klarspråksmålet ska nås måste varje myndighet ha som rutin att utvärdera sitt språk och att anlita språkexperter när behovet är påkallat. Det går att spara tid och möda genom att använda ett klart och begripligt språk. Dessutom effektiverar ett klart språk myndigheternas verksamhet och stärker medborgarnas rättssäkerhet.

Handlingsprogrammet innehåller för det första förslag till hur riksdagen, statsrådet och ministerierna kan skapa strukturer och arbetsformer som gynnar myndigheters strävan att använda ett gott språk i kontakten med medborgarna och att dra nytta av samarbete. Konkreta förslag är att det ska tillsättas en ombudsman för myndighetsspråket med uppgift att inom ramen för nuvarande resurser främja samarbete, att det ska skapas en termbank för förvaltningstermer och att det ska stiftas en ortnamnslag.

För det andra ger handlingsprogrammet rekommendationer till insatser inom hela den offentliga förvaltningen. Ett av förslagen är att det ska utarbetas gemensamma direktiv för planeringen och den språkliga utformningen av namn, tjänstebeteckningar och termer inom den offentliga förvaltningen. Vidare rekommenderar programmet att det ska produceras färre och kortare texter, att det skapas en databas med goda modelltexter och att det ordnas gemensamma utbildningar kring skrivande och kvalitetsbedömning av texter. Lagberedare bör få mer utbildning i språkanvändning och också klara språkliga anvisningar.

För det tredje innehåller handlingsprogrammet rekommendationer till de enskilda myndigheterna. Det föreslås att man inom varje myndighet ska utse en klarspråksansvarig och en grupp som arbetar för ett bättre språk och att man i myndighetens processbeskrivningar lägger in både produktion av text och översättning som arbetsfaser. Varje myndighet bör ha klarspråkshandledning på sitt intranät, och de som vänder sig till en myndighet måste få klara direktiv för vilken proceduren är kring olika ärenden. Vidare poängterar handlingsprogrammet hur viktigt det är att de datasystem som används för att producera texter verkligen resulterar i texter som är begripliga för mottagaren och att mottagaren alltid har möjlighet att personligen vända sig till myndigheten.

För det fjärde ger handlingsprogrammet rekommendationer till läroanstalter. Det är viktigt att det på alla nivåer efter grundskolan ingår tillräckligt mycket undervisning i finska eller svenska för att de studerande ska lära sig behärska språket inom sitt fackområde och också kunna kommunicera begripligt om sitt område med icke-initierade. Universiteten bör skriva in riktlinjer i sina strategidokument om hur finska och svenska ska användas vid sidan av andra språk i den akademiska undervisningen, i forskningen och inom förvaltningen. Studenter med annat modersmål än finska eller svenska bör få undervisning i något av språken.

I en bilaga till handlingsprogrammet beskrivs myndighetsspråkets historia och situationen i dag, klarspråksarbetet i andra länder och det internationella namnvårdssamarbetet. Dessutom ingår det klarspråkstips till myndigheter och enskilda anställda om vad de kan göra för ett bättre myndighetsspråk.